Als Kunde haben Sie vielleicht schon einmal eine wichtige E-Mail an jemanden geschickt und dann festgestellt, dass sie im Spam-Ordner gelandet ist. Das kann frustrierend sein und zu Missverständnissen oder Verzögerungen in Ihrer Kommunikation führen. In diesem Leitfaden erfahren Sie, warum E-Mails, die Sie an andere senden, im Spam-Ordner landen und wie Sie dies verhindern können.
- Warum landen E-Mails, die Sie an andere senden, im Spam?
- Wie können Sie verhindern, dass Ihre E-Mails im Spam landen?
Hinweis: Es ist wichtig zu wissen, dass E-Mail-Anbieter ausgeklügelte Algorithmen verwenden, um E-Mails zu filtern und festzustellen, welche E-Mails echt und welche Spam sind. Diese Algorithmen werden ständig weiterentwickelt, und was vor ein paar Jahren noch funktioniert hat, funktioniert heute vielleicht nicht mehr.
Warum landen E-Mails, die Sie an andere senden, im Spam?
Wie die E-Mails, die Sie erhalten, können auch die E-Mails, die Sie senden, im Spam-Ordner des Empfängers landen. Die Gründe dafür können unterschiedlich sein, aber hier sind einige der häufigsten Gründe, warum dies geschieht:
- Ihr E-Mail-Inhalt löst Spam-Filter aus: Die meisten E-Mail-Anbieter haben Filter, um ihre Benutzer vor unerwünschten oder bösartigen E-Mails zu schützen. Wenn Ihr E-Mail-Inhalt diese Filter auslöst, kann Ihre E-Mail als Spam gekennzeichnet werden.
- Ihre E-Mail wird von einer verdächtigen Domain gesendet: Wenn sie von einer Domain mit einem schlechten Ruf gesendet wird oder in der Vergangenheit mit Spam in Verbindung gebracht wurde, ist es wahrscheinlicher, dass sie als Spam gekennzeichnet wird.
- Sie senden zu viele E-Mails: Wenn Sie zu viele E-Mails an denselben Empfänger senden oder zu viele E-Mails zu häufig senden, werden Ihre E-Mails möglicherweise als Spam eingestuft.
- In Ihrer E-Mail fehlen wesentliche Elemente: Wenn in der E-Mail wichtige Aspekte wie eine klare Betreffzeile, eine angemessene Begrüßung oder eine Signatur fehlen, wird sie möglicherweise als Spam gekennzeichnet.
- Die E-Mail enthält verdächtige oder bösartige Inhalte: Wenn die E-Mail verdächtige oder bösartige Inhalte enthält, z. B. Links zu Phishing-Websites oder Malware, wird sie mit größerer Wahrscheinlichkeit als Spam gekennzeichnet.
- Die E-Mail hat eine hohe Spam-Bewertung: Spam-Filter verwenden Algorithmen, um eine Spam-Bewertung für jede E-Mail zu berechnen. Der Wert einer E-Mail wird als Spam markiert, wenn er einen bestimmten Schwellenwert überschreitet.
Tipp: Sie können auf der Seite überprüfen, ob die von Ihnen gesendete E-Mail einen hohen Spamwert hat.
Wie können Sie verhindern, dass Ihre E-Mails im Spam landen?
Wenn Sie verhindern möchten, dass Ihre E-Mails im Spam landen, können Sie verschiedene Maßnahmen ergreifen. Hier sind einige von ihnen:
- Verwenden Sie einen eindeutigen und erkennbaren Absendernamen und eine E-Mail Adresse: Stellen Sie sicher, dass der Absendername und die E-Mail-Adresse erkennbar sind und Ihre Marke oder Ihr Unternehmen widerspiegeln. Dies hilft den Empfängern, Ihre E-Mails zu identifizieren und verringert die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre E-Mails als Spam gekennzeichnet werden.
- Verwenden Sie eine aussagekräftige Betreffzeile: Verwenden Sie eine Betreffzeile, die für den Inhalt der E-Mail relevant und nicht irreführend oder täuschend ist.
- Vermeiden Sie die Verwendung von Spam-Auslösewörtern: Vermeiden Sie Wörter, die häufig in Spam-E-Mails verwendet werden, wie "kostenlos", "zeitlich begrenztes Angebot" oder "jetzt handeln". Wenn Sie zu viele dieser Wörter verwenden, kann dies Spam-Filter auslösen und dazu führen, dass Ihre E-Mail als Spam gekennzeichnet wird.
- Verwenden Sie eine professionelle E-Mail-Vorlage: Verwenden Sie eine professionelle E-Mail-Vorlage, die sauber und leicht zu lesen ist. Verwenden Sie nicht zu viele Bilder oder zu viele Formatierungen, da dies Ihre E-Mail wie eine Spam-Nachricht aussehen lassen kann.
- Vermeiden Sie die Verwendung von Großbuchstaben oder zu vielen Ausrufezeichen: Die Verwendung von Großbuchstaben oder zu vielen Ausrufezeichen kann Ihre E-Mail wie eine Spam-Nachricht aussehen lassen. Gehen Sie sparsam damit um und verwenden Sie sie nur, wenn es nötig ist.
- Stellen Sie einen eindeutigen und sichtbaren Link zum Abbestellen bereit: Wenn Sie Newsletter versenden, sollten Sie in Ihrer E-Mail einen eindeutigen und sichtbaren Abmeldelink angeben. So können sich die Empfänger von Ihrer E-Mail-Liste abmelden, wenn sie Ihre E-Mails nicht mehr erhalten möchten.
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Authentifizieren Sie Ihre E-Mail: Bei der Authentifizierung wird überprüft, ob eine E-Mail von einem rechtmäßigen Absender stammt. Es gibt mehrere Methoden zur E-Mail-Authentifizierung, wie SPF, DKIM und DMARC. Um diese records einzurichten, folgen Sie den Schritten in diesen Anleitungen.
Erstellen Sie einen DMARC Record auf Ihrer Domain
Hinzufügen eines SPF Records
DKIM bei Mail-Hosting, Web-Hosting und WordPress-Hosting.
Hinweis:
Bei vielen Kunden wurden der SPF-Record und der DKIM-Eintrag bereits automatisch eingerichtet. In diesen Fällen müssen Sie lediglich den DMARC-Eintrag hinzufügen. Leider kann der DMARC-Eintrag nicht automatisch gesetzt werden, da Sie beispielsweise die verwendete E-Mail-Adresse selbst festlegen müssen.